Maanmittauslaitoksen ylläpitämään huoneistotietojärjestelmään kerätään ensi vaiheessa tiedot osakehuoneistojen (kuten asuntojen ja autopaikkojen) omistuksista, panttauksista ja rajoituksista. Kun huoneistolla on sähköinen omistajamerkintä, se korvaa paperisen osakekirjan osakehuoneistojen vaihdannassa ja lainan vakuutena.
Uudet yhtiöt eli 1.1.2019 alkaen perustetut asunto-osakeyhtiöt ja keskinäiset kiinteistöosakeyhtiöt kuuluvat perustamisestaan lähtien huoneistotietojärjestelmään. Yhtiöiden tiedot siirtyvät välittömästi huoneistotietojärjestelmään kaupparekisteriin rekisteröinnin jälkeen. Osakeluetteloa ylläpidetään huoneistotietojärjestelmässä ja osakkeiden omistusoikeus perustuu sähköiseen omistajamerkintään. Paperisia osakekirjoja ei paineta.
Vanhojen yhtiöiden eli ennen vuotta 2019 perustettujen taloyhtiöiden siirtyminen järjestelmään on kaksivaiheinen: ensin taloyhtiö siirtää osakeluettelon (viimeistään 31.12.2023) ja sen jälkeen osakkeenomistaja hakee omistuksen rekisteröintiä. Osakkeenomistajan on haettava omistuksen rekisteröintiä ja paperisen osakekirjan mitätöintiä viimeistään 10 vuoden kuluessa osakeluettelon siirtämisestä tai jo aiemmin asuntokaupan yhteydessä. Sen vuoksi samassa taloyhtiössä voi olla toisissa osakeryhmissä sähköinen omistajamerkintä ja toisissa vielä paperinen osakekirja.
Ennen kuin kaikkien vanhojen taloyhtiöiden osakeluettelot on siirretty järjestelmään, on välitysliikkeen tunnistettava kolme rinnakkaista toimintatapaa käytettyjen osakehuoneistojen kaupassa:
1) paperinen osakekirja ja taloyhtiön ylläpitämä osakeluettelo
2) paperinen osakekirja ja osakeluettelo siirretty Maanmittauslaitoksen ylläpidettäväksi
3) sähköinen omistusmerkintä (ja osakeluettelo siirretty Maanmittauslaitoksen ylläpidettäväksi)
Välitysliikkeen on selvitettävä myyntikohteesta, onko taloyhtiön osakeluettelo jo siirretty Maanmittauslaitoksen ylläpidettäväksi ja jos on, perustuuko osakkeiden omistus paperisen osakekirjan hallintaan vai sähköiseen omistajamerkintään.